Cultiver le partage de connaissances et la collaboration entre directions

Cultiver le partage de connaissances et la collaboration entre directions

par Quentin Moreaux, Publié le 05/11/20208 min de lecture

Formation continue et leadership vont de pair.

Des écrits mettent en lumière les parcours d’individus qui sont légitimes dans leurs actions quotidiennes, sans pour autant être des leaders de grandes envergures. Pour autant, ces personnes, par leur soif constante de savoir et de connaissances, ont su évoluer pour devenir de formidables chefs d'entreprise, inspirants et reconnus pour leurs nombreuses qualités.

Notre précédent article fait la part belle à la gestion des talents et leaders de demain au sein des entreprises de l'internet telles que Booking. Nous en venons donc naturellement à la place indéniable que doit tenir le partage de connaissance et la formation continue des collaborateurs au sein de l'organisation. En effet, dans un monde numérique en constante évolution, une interprétation fréquente au sein des DSI est que : "si l'on ne se forme pas aux nouvelles technologies, on ne vaut plus rien sur le marché d'ici 3-4 ans".

 

🎓 L'organisation apprenante

La formation continue des collaborateurs est un formidable biais de performance pour l'entreprise. Cela permet de retenir les talents, capitaliser sur la connaissance et donc de permettre à l'entreprise de se transformer, notamment par le biais de ses futurs leaders.

Au-delà de la performance, l'apprentissage inculque une souplesse de l'esprit.

En s'ouvrant à de nouveaux concepts, les collaborateurs sont davantage en mesure de transformer leurs habitudes de travail, notamment en prenant des risques.
 Ceux-ci sont nécessaires aux entreprises, puisque la capacité d'évolution des organisations vis-à-vis des problématiques du marché est l'un des principaux moyens de performer et de rester compétitif.

Nos entreprises du CAC40 sont réputées pour être d'énormes structures difficilement transformables, les rendant vulnérables à la souplesse des jeunes entreprises/start-ups dont la remise en question et réadaptation font partie intégrante des habitudes de travail.

Mais comment ces jeunes entreprises sont-elles en mesure d'évoluer si rapidement et de se transformer ?

Il s'agit bien sûr du dynamisme de la structure, de la jeunesse, entrainant fougue et désir de performance.

Chez Kheops, nous sommes convaincus que la formation permet de créer une synergie entre collaborateurs qui seront amenés à discuter de leurs expériences et de les partager avec leurs collègues, entraînant un cercle vertueux d’amélioration continue.

Gardons à l'esprit que l'humain est la matière première d'une organisation.


Interrogation personnelle : le dynamisme et la souplesse d'esprit offerts par la formation, le partage d'idées entre collaborateurs, ne serait-il pas un moyen de donner un peu plus de sens à nos actions en entreprise ?

Je pense évidemment à la quête de sens de la génération Y, qui quitte massivement les grandes entreprises, cabinets de conseil pour des professions manuelles, d'enseignement ou même d'agriculture.

➡ Vous seriez effarés du nombre de mes proches, de grandes écoles de commerce et ingénieur, qui ont franchi le cap.

La formation n'est évidemment pas la clé, mais pourrait-elle être un levier parmi tant d'autres ?

 

🤝 Relations bilatérales avec les fonctions Support de l'entreprise

Des besoins IT complexes à adresser

Le milieu informatique peut paraitre inaccessible à certains collaborateurs.

En effet, pour de nombreuses raisons (milieu évolutif, pluralité des solutions informatiques, manque de ressources compétentes, …), les besoins de l’IT sont complexes à adresser.

Au sein même des directions techniques, les sujets de sourcing, de communication, de gestion des fournisseurs apportent leurs lots de tracas. Les directions partenaires sont rarement en mesure d’apporter le soutien nécessaire sur ces sujets qui ne doivent pas uniquement être du ressort de la DSI.

Nous introduisons ici un sujet bien plus vaste que l’apport des fonctions support au sein de la Direction des Systèmes d’Information, nous parlons de relations bilatérales entre celle-ci et ses partenaires.


Qu'est-ce qu'une fonction support ?

"Les fonctions support d’une entreprise désignent l’ensemble des activités de gestion qui ne constituent pas son cœur de métier. Epaulant la direction générale, leurs missions est de veiller au bon fonctionnement de l’entreprise et d’accompagner les équipes opérationnelles au quotidien. Elles regroupent, en effet, différents métiers qui sont indispensables à la réussite de l’entreprise."

Source : Solutions Horizon


La DSI s'estime souvent comme étant une direction "à part", qu'elle est une entreprise dans l'entreprise.

Si cela induit un isolement de la fonction, c'est un tort ! Quoi qu'il en soit, il lui est nécessaire de mieux appréhender les divers aspects de l'entreprise, et donc de s'ouvrir pour mieux collaborer.


En tant que fonction support, la DSI fournit des services à ses partenaires, les directions métiers. En retour, celle-ci doit recevoir leurs aides, nous parlons ici de relations bilatérales. Cela peut se faire de bien des façons :

  • Financière : optimiser les budgets et les défendre auprès de la Direction Générale
  • Marketing : mieux communiquer et participer à l'amélioration l'image du numérique d'entreprise

  • Achats : Maitriser les relations fournisseurs, accompagner aux négociations
  • Ressources Humaines : accompagner au recrutement, à la formation continue des collaborateurs, à la réorganisation des équipes
  • Juridique : maitriser les relations légales et contractuelles avec les régulateurs 


🚀 La méthode Kheops et son partage de connaissances

  1. Identification de Quick-Wins
  2. Mise en place de la méthode OKR dont les objectifs seront orientés autour des 4 leviers de l'appropriation du numérique en entreprise : Partage de connaissances, Performance IT, Collaboration DSI & Image numérique
  3. Instauration d’une culture de l’amélioration continue

Kheops a pour vocation d'accompagner les DSI sur l'ensemble des fonctions transverses de l'entreprise, notamment par ses offres Partage de connaissances et Image du numérique. L'offre Collaboration DSI amène quant à elle à revoir davantage en profondeur l'apport de valeur et les manières de collaborer avec les directions partenaires (les Métiers), contribuant largement aux relations bilatérales citées plus haut.

 

Notre procédé

Nous plaçons au sein de la DSI une ressource ayant pour rôle d'être un relais vers le reste de l'entreprise, prenant en charge les fonctions transverses et ayant pour but d'animer les collaborateurs de diverses manières :

  • Financière & Achats : Améliorer la compréhension des investissements informatiques, optimiser les dépenses internes de la DSI (IT cost), challenger l'apport de valeur des fournisseurs, …
  • Communication & Marketing : Organisation du reporting de la DSI, calcul du ROI (Return Of Investment) auprès des utilisateurs finaux, adoption d'une posture client, désobscurcir la fonction IT au sein de l'entreprise, …
  • Ressources Humaines : Contribution sur divers sujets en collaboration avec la direction compétente comme la formation continue, la gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences (GPEC), aide à la restructuration orientée client de la DSI, accompagnement au recrutement et à l'internalisation des postes, …

➡️ Finalement, il aurait pour rôle d'éduquer, communiquer et faire monter en maturité les directions partenaires dans leur compréhension du numérique. Son rôle de facilitateur se doit d'être temporaire, puisse qu'il faut, à terme, laisser s'organiser les directions compétentes.


Imaginez une équipe spécialisée (intégrée à votre cellule PMO ?), en charge du pilotage global de l'activité de la DSI : Performance IT et des sujets cités ci-dessus : Collaboration DSI, Image numérique, Partage de connaissances, ayant pour but d'amener l'organisation à une culture de l'amélioration continue forte, tant en recréant du lien avec les partenaires. Elle prendrait en charge de nombreuses activités transverses et régaliennes de la DSI, tout en étant garante d'une continuité de l'activité par sa maitrise des référentiels, ses compétences agiles et sa posture de mentor.

 

Conclusion

L'humain est au centre des efforts numériques. Le véritable enjeu serait de mieux appréhender le changement, permettant à toute organisation de s'élever et s'adapter plus rapidement que ses concurrents. 


Pour faire comprendre les bénéfices de vos réalisations aux collaborateurs de l'organisation, un investissement sur le long terme est nécessaire. Lancer un tel projet vous permettra de promouvoir vos activités, faisant briller le numérique d'entreprise.


📚 Bibliographie et inspirations

  • Conduire le changement, John Kotter
  • Articles LinkedIn, Didier Pompigne


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